PART ３　行動計画編会社のルールは常に確認を

～セルフマネジメントノート(４)――会社のルールを徹底して浸透させる～

「行動計画」のつくり方を掲載

パート3には、会社のルールが載っています。会議の進行のルール、畜類のルールといった具体的な場面での社員のあるべき行動を示しています。「会社のルールブック」と考えればいいでしょう。
当社の場合は「経営計画のつくり方」をここに載せています。社員一人ひとりが行動計画をつくるためのルールと手順を次のように説明しています。

(1)「明確化する」「向上させる」「目指す」などのアバウトな言葉を使わない
(2)何を、どのように、いつまでに、どのくらいやるのか、その方法を書く
(3)自分が上司ならどんな質問をするかを常に考えて書く
(4)目標は具体的に書き、他部門の人がみてもわかるように必ず数字を入れる

また「やってはいけないこと」として「金品の授受の禁止」「顧客情報漏洩禁止」「会社情報漏洩禁止」「顧客誘引の禁止」「消費者金融への出入り禁止」「社員間での贈答の禁止」などを掲げています。その会社のルールを載せていけばいいのです。

さまざまな決まりに目を通す習慣をつける

日報や週報の書き方、電話の応対の仕方、会議の進行方法などの日常業務に関するルールも、明文化してパート3に入れておくと便利です。新入社員が入るたびに説明する必要もなく、覚えていない社員にはルールブックをみてもらえばいいのです。
社外の人に上司、会社、社長が批判されたときの対応も決めておきます。これも社員によっていうことがバラバラでは困るからです。社長の考えにもよりますが、「まず謝る」「ことの真偽、相手の真意を確認する」「うわさ程度であればはっきり否定する」「批判された人と社長にそのことを伝える」などはルールとして定めておくといいでしょう。
電話で会社までの道順を相手に説明する方法もここに書いておきます。新入社員でもそれを読み上げればいいし、訪問客も簡潔な説明を聞けるので迷わずに済みます。こうして社員は、会社のルールを常に目でみることができるようになります。

Point日常業務からクレーム処理まで、
さまざまなルールを明文化しておく。